Det hela fungerar klockrent

OKI Systems Nordic


Outsourcing – en lönsam strategi
OKI Systems Norden är specialister på skrivare för företag och organisationer. 2011 lade de ut hela sin IT-drift. Redan efter två år kan man notera halverade kostnader, ökade intäkter, reducerade risker och minskad påverkan på miljön. 

Uppdraget: När OKI Systems i Norden valde att outsourca hela sin IT-drift ledde det bland annat till halverade kostnader och tryggare uppbackning. OKI Systems, med ett drygt 50-tal anställda runt om i Norden, ingår i en världskoncern och har historiskt sett haft en komplex och därmed kostsam IT-miljö. 

– Som ett första steg förenklade vi IT-miljön radikalt för några år sedan. Steg två blev att samla IT-funktionen här i Kista. I steg tre lämnade vi över hela driftansvaret till Dicom, berättar Patrik Philipson, chef för OKI Systems i norra Europa.

– Det direkta motivet bakom beslutet att outsourca var att minska företagets riskexponering. När en krypteringsserver gick ner, låste sig samtliga persondatorer och hela verksamheten var i stort sett utslagen under en hel arbetsdag. Den enda som skulle ha kunnat lösa problemet var IT-chefen, men han var på semester.

Lösningen: Med ett fast outsourcingavtal är dessutom kostnaderna helt förutsägbara. I backspegeln vet vi att outsourcingen även har medfört ökade intäkter och väsentliga kostnadsbesparingar, säger Patrik Philipson. Intäkter har ökat genom att vi kunnat leverera en högre servicegrad, dynamiskt anpassat till behoven. Vi har mer än halverat kostnaderna dels genom att vi inte längre behöver ha en egen IT-chef, dels genom att dra nytta av Dicoms stordriftfördelar. På sikt räknar vi med att kunna spara ännu mer. 
Patrik fortsätter:
– En utmaning för oss, om vi inte valt att outsourca, hade varit att hitta en CIO som spänner över hela vår komplexa miljö. Det var en av drivkrafterna till att lämna över till en extern partner.

En dramatiskt reducerad energiåtgång på de olika kontoren har dessutom gett påtagliga miljövinster. Numera kan OKI:s gamla serverrum användas till annat. Verksamheten i Sverige, Norge, Danmark och Finland knyts rent tekniskt ihop via ett WAN som driftas av DGC, under övervakning av Dicom.
 

Effekten: Utöver de direkta, synliga besparingarna frigör vi värdefull tid och minskar bekymmer, inte minst för företagsledningen. Vi valde att samarbeta med Dicom av flera skäl. Dels fick de ju högsta betyg av Radar Group, dels kunde de hjälpa oss i alla fyra länder. Men vi uppskattar även att de är så lyhörda för våra behov. De är lagom stora och har de resurser vi behöver, samtidigt som de inte är så stora att vi försvinner i mängden. Det hela fungerar klockrent, sammanfattar Patrik Philipson. 

– Varje användare har i dag direktkontakt med vår support som normalt bemannas av 3-4 personer. En Dicom-medarbetare har dessutom ett övergripande kundansvar, en annan ansvarar för den tekniska plattformen. OKI har inte längre någon egen IT-personal, men en medarbetare fungerar som administrativ samordnare med ansvar för upphandling och för att harmonisera processer. Han tar även emot och dokumenterar all feedback, avslutar Anders Forsmark, kundansvarig hos Dicom. 


För mer information kontakta Dicom kundansvarig
Anders Forsmark
08-692 92 14
anders@dicom.se

– Utöver de direkta, synliga besparingarna frigör vi värdefull tid och minskar bekymmer, inte minst för företagsledningen. Det hela fungerar klockrent.
säger Patrik Philipson, chef för OKI Systems i norra Europa.